“Ah, como eu queria que o dia tivesse mais de 24 horas”. Esse pensamento já passou pela sua cabeça? Se sim, saiba que você não está sozinho! Atualmente, com a correria do dia a dia, cada vez mais pessoas buscam dicas de gestão do tempo e produtividade.
Parece que nunca temos horas suficientes para fazer tudo o que gostaríamos, não é mesmo? No entanto, vale uma reflexão: muita gente deseja mais horas no dia, mas não consegue aproveitar as horas que já tem. Então, que tal aprender a gerenciar com maestria o tempo que você tem disponível hoje?
Neste post, falaremos sobre a importância da gestão de tempo e produtividade na vida pessoal para obter sucesso — seja nas grandes ou nas pequenas tarefas. Além disso, você terá acesso a dicas práticas para se organizar melhor e ser mais produtivo. Confira!
O que é a gestão do tempo e produtividade?
A gestão de tempo pessoal é o processo de planejar e organizar como o seu tempo vai ser dividido entre as diferentes tarefas da sua rotina. Para entender o método com mais facilidade, você precisa saber que manter-se constantemente ocupado não significa ser produtivo — muito pelo contrário.
Para empregar seu tempo com sabedoria, você precisa ter a certeza de gastá-lo nos lugares certos e para realizar as atividades certas. É importante destacar que o uso do seu tempo deve estar relacionado ao conhecimento de suas obrigações e prioridades.
Aqui vale destacar que essa gestão não é voltada apenas à vida profissional: todas as outras áreas também merecem cuidado. Para resumir, podemos dizer que administrar o tempo e fazer uma organização pessoal não significa necessariamente encontrar meios de trabalhar mais, mas sim de fazer um uso inteligente do tempo que se tem.
Como realizar a gestão de tempo e produtividade?
Confira a seguir as principais dicas de gestão de tempo e produtividade.
1. Identifique prioridades
Por que algumas pessoas conseguem tirar o máximo proveito das 24 horas do dia e você não? Que todo mundo tem a mesma quantidade de horas por dia, já sabemos. A resposta pode estar no simples fato de esses indivíduos saberem fazer uma boa administração do tempo nas suas vidas pessoais.
Se você faz parte do grupo de quem briga com o relógio, já pode ficar mais tranquilo. Realizar a gestão do tempo de maneira inteligente é algo que está ao alcance de todos. Um bom começo é identificar quais são as suas prioridades.
2. Liste suas tarefas e atividades
Depois de organizar a parte macro (ou seja, suas prioridades), você deve partir para o cenário micro. O ideal é identificar cada tarefa, seja rotineira ou não.
Faça uma lista com todos os afazeres, organizando-os conforme a prioridade. Uma técnica bastante utilizada é diferenciar as atividades urgentes das importantes. Observe:
• urgentes: todas as atividades que, se não forem feitas o quanto antes, poderão gerar prejuízos para a vida profissional ou pessoal;
• importantes: são as tarefas que têm potencial de gerar resultados positivos.
De acordo com o Diagrama de Eisenhower, o que for urgente e importante deve ser priorizado. O que for importante, mas não urgente, deve ser planejado. O que for urgente, mas não importante, deve ser delegado. E o que não for nenhum dos dois deve ser descartado.
Feito isso, parta para a definição de uma rotina de execução dessas tarefas, fazendo o possível para manter a ordem.
3. Use a tecnologia
Utilize planilhas, tabelas, aplicativos ou softwares como aliados na sua gestão de tempo e produtividade. Para complementar o passo anterior, divida suas atividades por importância e ordene-as em categorias e prazos. Separe o que deve ser realizado de imediato do que pode ser feito ao longo da semana.
4. Determine prazos
Para fazer com que os ponteiros do relógio trabalhem a seu favor, é preciso determinar prazos para suas tarefas. Mesmo aquelas que não têm uma data específica devem ter um prazo definido para serem concluídas.
Estabelecer quanto tempo você tem para realizar cada atividade — contando uma margem para imprevistos — é fundamental para manter em ordem a sua organização pessoal e administração de tempo.
5. Organize os ambientes
Organização é a base do gerenciamento de tempo pessoal. Mas não se assuste: você não precisa ser a pessoa mais metódica de todas para ter sucesso na sua gestão de tempo.
O necessário é criar sua própria lógica de organização. Por isso, dedique-se a pensar em uma metodologia adequada para sua rotina e crie regras a partir dela.
Por exemplo, no trabalho você pode deixar por perto as ferramentas, documentos e senhas que mais usar. Também é legal reservar algumas horas na semana para descartar o que já não tem valor — seja no mundo físico ou virtual, como e-mails e correspondência.
A aplicação dessas técnicas se estende ao ambiente doméstico e pode ser fundamental para aproveitar o seu tempo com qualidade.
6. Crie uma rotina
A rotina ajuda o ser humano a manter seu planejamento de execução de tarefas dentro do cronograma. Na prática de gestão de tempo pessoal, é essencial determinar um tempo para a realização das atividades rotineiras — aquelas que você sabe que tem que fazer, não importa o dia.
Por exemplo: arrumar a casa, passear com o cachorro, colocar o lixo para fora, levar os filhos para escola, checar os e-mails de trabalho, entre outras.
Quais são os benefícios pessoais de gerenciar o próprio tempo e produtividade?
Gerenciar o próprio tempo e as tarefas traz inúmeras vantagens. Conheça algumas delas!
Sensação de realização
Ao organizar seu tempo e produtividade, você executa com mais eficiência aquelas tarefas de fato importantes. Isso faz com que seu dia termine com uma sensação de dever cumprido.
Mais tempo livre
Uma das vantagens da gestão de tempo e produtividade é, claro, ter mais tempo. Isso não significa apenas conseguir cumprir todas tarefas, mas também contar com algumas horas de lazer.
Redução do estresse
Pessoas que ainda não gerenciam seu tempo costumam apresentar níveis de estresse maiores, pois vivem ansiosas e correndo contra o relógio. Por outro lado, ao cuidar da sua rotina e tarefas com consciência, você passa a ter mais saúde mental.
Aumento da saúde
Não é só a saúde mental que é beneficiada pela gestão de tempo e produtividade: a saúde física também. Ao fazer uma boa administração das suas obrigações, você ganha tempo para cuidar de si, além de evitar que possíveis problemas psicológicos se transformem em doenças no corpo.
Agora só falta colocar em prática as dicas de gestão de tempo e produtividade que você viu aqui. Como discutimos neste artigo, quem cuida da sua rotina colhe vários benefícios que vão muito além da conclusão de tarefas. Por isso, é fundamental dar atenção a esse assunto e buscar sempre novas maneiras de aprimorar seu dia a dia.
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